Ayer tuve la gran suerte de participar en el Business Travel Day de Valencia organizado por IBTA. En la jornada se trabajaron tres temas clave en la gestión de los viajes de negocio:
– La implementación de una herramienta de autoreserva.
– La Optimización de costes y control en la gestión de los gastos derivados de los viajes que no están incluidos dentro de la gestión de una agencia.
– Como elaborar e implementar Informes y KPI adicionales a los estándares de una agencia de viajes corporativos.
La jornada fue intensa y fructífera. Y para aquellos que no pudisteis asistir, aquí os dejo los principales retos a los que nos enfrentamos los profesionales de los viajes de negocio cuando implementamos una herramienta de autoreserva:
1. El primer y principal reto al que nos enfrentamos es decidir si es conveniente o no implantar la herramienta de autoreserva. Desde Squeeze Travel compartimos nuestra opinión particular al respecto. Las agencias de viaje suelen recomendar la implantación cuando el porcentaje de los productos susceptibles de ser reservados online supera el 70%. Nosotros siempre recomendamos analizar cada situación en particular y, si los costes de implementar son inferiores a los ahorros potenciales, te recomendamos poner en marcha la herramienta. La autoreserva es ideal para los viajes aéreos con rutas punto a punto (sin complejidades) y cuando la empresa tiene una búsqueda o necesidad de confirmación inmediata de viajes.
2. Antes de implantar la herramienta nos enfrentamos al resto de dar respuestas a diferentes preguntas. Vamos a destacar aquellas que consideramos más importantes: ¿Quién va a gestionar la herramienta: gestores de viaje o viajeros? ¿Vamos a establecer un flujo de autorizaciones? ¿Cómo van a realizarse los pagos? ¿Vamos a limitar el acceso a determinados productos (viajes en preferente, hotel a partir de determinado importe,etc).
3. Conseguir la información necesaria para la puesta en marcha. En numerosas ocasiones es todo un reto conseguir los datos completos de los viajeros incluyendo sus tarjetas de fidelización, los centros de coste, los números de proyecto o las tarjetas de crédito. Por norma general las empresas no disponen de un único fichero en el que guardan toda esta información.
4. La carga de todos los acuerdos. Esta tarea, que parece sencilla, es un también un reto si colaboramos con pequeños hoteles cuyas tarifas no están cargadas en ningún sistema online. No sólo tenemos que buscar soluciones al respecto (dedicaremos un post a este tema) sino que debemos estar muy pendientes de que la carga esté bien realizada si no queremos tener «fugas» de dinero.
5. La resistencia al cambio de las personas que tiene que empezar a utilizar la herramienta. Tanto agencias de viaje como Travel Managers nos enfrentamos a las reticencias iniciales de viajeros o gestores de viaje cuando se enfrentan a sus primeras reservas online. Aún así, estamos de acuerdo en que, una vez la utilizan, quieren seguir haciéndolo. Ya sabemos que el ser humano manifiesta por norma general resistencia a salir de la zona de comodidad.
Estos son los 5 principales retos a los que nos hemos enfrentado a la hora de implantar herramientas de autoreserva en el ámbito nacional. ¿Son los mismos retos a los que os habéis enfrentado vosotros o tenéis otros? Sin duda, dependiendo de la casuística de la empresa, lo retos pueden ser diferentes.
