En Squeeze Travel nos encanta la política de viajes de 1 hoja aunque somos conscientes de que la política de 1 hoja debe estar respaldada por un documento más completo en el que se incluyan todos los detalles de los viajes corporativos.
No olvidemos nunca que una política de viajes eficaz en la clave para un programa de viajes exitoso. Debe ser concisa, fácil de entender, no dejar margen a la interpretación y además debe ser de fácil acceso para la consulta.
Elaboramos a continuación una propuesta de índice de una política de viajes corporativa. Cada empresa debe adaptar, reducir o ampliar el mismo conforme a sus necesidades y a la casuística de la empresa.
Objetivo de la política de viajes y ámbito de aplicación
- Información General
- Objetivo
- Responsabilidad
- Ámbito de aplicación
- Excepciones
- Viajes de ejecutivos y dirección general
- Acompañamiento de la familia en viaje de negocios
- Combinación de viajes personal-viaje profesional
- Contacto de referencia
- Intranet – web (en el caso de que exista)
- Fecha de aplicación, revisiones y cambios en la política de viajes
- Fin de contrato (procedimiento a seguir cuando el empleado finaliza el contrato con la empresa)
Flujo de autorizaciones
Alternativas al viaje
Consultores, invitados, viajes para realizar entrevistas
Reserva de viajes
- Procedimiento de reserva
- Información sobre los viajeros
- Cambios de reservas en situación de emergencia
- Pasaportes y documentos de viajes
- Excepciones para viajeros con necesidades especiales
- Excepciones por motivos religiosos
Gestión del riesgo durante el viaje
- Consejos generales para viajar de forma segura
- Información antes de realizar viajes internacionales
- Información sanitaria
- Enfermedad durante el viaje
- Asistencia en viaje en situación de emergencia
- Número máximo de empleados que pueden viajar juntos
Desplazamientos aéreos
- Información general
- Aerolíneas preferentes
- Cómo realizar las reservas aéreas
- Antelación en las reservas
- Clase
- Mejora de clase (upgrade)
- Tarjetas de fidelización
- Viajes en vuelos privados
- Compensación por denegación de embarque o retraso
- Pernoctaciones en caso de retraso
- Viajes en fines de semana
- Cancelaciones
- Billetes no utilizados
- Pérdida o exceso de equipaje
- Aparcamiento en el aeropuerto
- Servicios auxiliares
- Procedimiento de pago de la reserva
Alojamientos
- Información general
- Selección de hoteles
- Procedimiento de reserva
- Reservas en residencias particulares o familiares
- Mejora de categoría (upgrade)
- Programas de fidelización
- Garantizar la reserva
- Cancelaciones
- Salida con antelación (early check-out)
- Procedimiento de pago de la reserva
Alquiler de vehículos
- Información general
- Selección de proveedor
- Procedimiento de reserva
- Accesorios-servicios auxiliares
- Seguro del vehículo
- Tamaño del vehículo
- Mejora de categoría (upgrade)
- Tarjetas de fidelización
- Cancelaciones
- Devolución de vehículos en oficinas diferentes
- Repostaje de combustible
- Accidentes
- Aparcamiento
- Peajes
- Multas de tráfico
- Consumo de alcohol y medicación
- Procedimiento de pago de la reserva
Viajes en tren
- Información general
- Procedimiento de reserva
- Clase
Otros tipos de transporte
- Vehículo particular
- Reembolso de gastos por utilizar el vehículo particular
- Otros tipos de transporte
Seguro de viajes
- Información general. Cobertura del seguro
- Pérdidas de vuelo y equipaje
- Seguro para alquiler de vehículos
- Contratación de seguros adicionales por parte de los viajeros
- Pérdida o robo de objetos de valor durante el viaje
Apéndices
En los apéndices se debe incluir información necesaria como pueden ser los datos de la agencia de viajes, horarios de atención, si existe una situación diferente en algún país o ámbito… etc.
En muchas políticas de viajes se incluye también información relativa al medio de pago (procedimiento de utilización de las tarjetas de crédito corporativas), a la gestión de las notas de gasto, reembolso de tasas, al pago de propinas en restaurantes, reportes e incluso normativa sobre la utilización del teléfono móvil.
Como en Squeeze Travel nos enfocamos en los viajes de negocios, excluimos el detalle de esta información de la política de viajes.
