En ocasiones las empresas nos preguntan cómo pueden empezar a estructurar su programa de viajes. A pesar de que cada empresa es diferente y debemos tener en cuenta la casuística de cada una, podríamos trazar los siguientes pasos iniciales:
a) ¿Conoces los objetivos corporativos? Es importante conocerlos para poder empezar a crear los objetivos en los viajes de negocios.
b) Trabaja en la creación de una política de viajes que se base en los objetivos corporativos.
c) Identificar cuáles son las necesidades de los viajeros. Para ello, puedes construir una red en la que trabajar de forma conjunta con los viajeros frecuentes y con los departamentos implicados en los viajes corporativos, ¡que son muchos! Recursos Humanos, financiero, legal, informática…
d) ¿De dónde vamos a extraer los datos que necesitamos para empezar a trabajar? ¿Qué datos necesitamos? ¿Con qué datos contamos?
e) ¿Con qué acuerdos contamos ya? ¿Son buenos acuerdos? ¿Están obsoletos? ¿Están alineados con las necesidades de viaje actuales?
f) ¿Qué tipo de programa de viaje queremos establecer? Programa de viajes de obligatorio cumplimiento, programa de viajes en el que se puedan realizar excepciones, redactar unas sencillas recomendaciones de viajes, redactar unas recomendaciones basadas en la gestión de gastos o dejar un programa de viajes «abierto».
g) No nos olvidemos de cómo queremos gestionar las reuniones. Una buena gestión conllevará unos muy buenos ahorros.
h) Importante contar con la gestión del riesgo.
Con estos primeros pasos… podemos empezar a trabajar en la creación del programa de viajes.
