Antes de empezar a trabajar en la elaboración de una política de viajes debemos plantearnos respuestas a varias preguntas.
A continuación detallamos las 7 claves a tener en cuenta antes de empezar a elaborar una política de viajes:
1. ¿Necesitamos una política de viajes?
Las buenas políticas de viaje son guía que velan tanto por la seguridad y confort del viajero de negocios como por los intereses de la compañía.
El confort, la seguridad, la productividad y los ahorros pueden coexistir.
2. ¿Cuál es el beneficio de elaborar una política de viajes?
Las políticas de viaje proporcionan homogeneidad entre los viajeros evitando fricciones y comparaciones por lo que se incrementa la satisfacción de los empleados. Ante la inexistencia de indicaciones o normativa suele reinar la confusión. No olvidemos que el caso contrario también existe; demasiadas indicaciones o normas puede ser contraproducente.
Las políticas de viaje ayudan al control del los costes y facilitan el reporte.
La existencia de un único documento con toda la información relativa a los viajes de negocios también aporta tranquilidad ya que los viajeros de negocios cuentan con un documento donde dirigirse en caso de duda.
3. ¿Qué se pretende con la política de viajes?
Es muy importante realizarse esta pregunta antes de empezar a elaborar la política. ¿Cuál es nuestra necesidad? ¿qué problema queremos resolver? Estos son unos ejemplos:
– Pretendo homogeneizar la forma de viajar.
– Quiero establecer un procedimiento para los viajes de negocios.
– Pretendo reducir los costes.
– Estoy interesado en reducir el número de viajes.
– Quiero enfocar las reservas con proveedores preferentes.
– Deseo incrementar las reservas con antelación.
– Pretendo mejorar la satisfacción de los empleados.
La política de viajes debe adaptarse a las necesidades de cada empresa. Valora tus necesidades.
4. ¿Quién elabora y quién firma la política?
Siempre recomendamos que la dirección general apoye la política. El respaldo de los directivos de la compañía es de vital importancia a la hora de implantar la política. Un gran ejemplo es Ingvar Kamprad, fundador de Ikea, quien acude a los aeropuertos en transporte público y se aloja en hoteles de gama media. Se trata de un hombre rico que no ha perdido el contacto con los valores que transmite IKEA. Predicar con el ejemplo es una de las mejores formas de implantar la política.
La elaboración de la misma suele recaer en el travel manager, el departamento de RRHH, el departamento de compras o el departamento financiero.
Si se sabe quiénes son los viajeros frecuentes, es conveniente dejarles participar en la creación de la política de viajes. Es normal encontrarse con muchas reticencias al principio pero los viajeros frecuentes conocen bien sus necesidades y sus experiencias son de gran valor.
5. ¿Y si…?
Las políticas de viaje deben resolver a tantos ¿y si? como se te ocurran.
¿Y si el viajero pierde el vuelo? ¿Quién asume los costes?
¿Y si el viajero quiere combinar el viaje de negocios con unos días de turismo?
¿Y si volver al día siguiente es más barato?
¿Y si se incumple la política de viajes?
6. ¿Cuál será el procedimiento a seguir para la solicitud y gestión de viajes?
¿Existe un departamento de viajes dentro de la empresa? ¿Existe una persona que realiza las reservas por departamento? ¿Cada empleado se gestiona sus viajes? ¿Disponemos de agencia de viajes? ¿Qué datos son importantes para la gestión de los viajes? ¿Centro de coste? ¿Número de proyecto?
7. ¿La política de viajes será la norma o será sólo una recomendación?
El cumplimiento de la política varía mucho si es la norma a si es sencillamente una recomendación. La empresa debe plantearse cómo quiere aplicar la política.
Nunca olvidemos que la política debe ser sencilla y de fácil comprensión y aplicación por parte de los empleados y agencia de viajes.
En la próxima entrada analizaremos en detalle Cómo diseñar una buena política de viajes.
