¿Estás pensando en cómo conseguir ahorros en tus viajes de negocios?
Aquí te dejamos 13 claves para hacerlo.
- Elabora una política de viajes corporativos
Nunca olvidemos que el viaje más barato es aquel que no se realiza. Así es como empiezan todas nuestras políticas de viajes. Es muy importante definir varios conceptos si queremos optimizar nuestra cuenta de viajes; desde quiénes deben viajar, cuántas personas deben realizar el viaje de negocios, la categoría de los hoteles, qué medio de transporte utilizar… ¡Y no olvides revisar la posible inclusión de los nuevos productos resultado de la economía colaborativa!
- Revisa primero el coste de tu viaje y posteriormente fija la reunión.
Es importante seguir este orden para garantizar ahorros: busca primero qué días se viaja con menor coste y posteriormente establece la fecha de la reunión. Este sencillo cambio de orden te evitará sorpresas inesperadas como eventos en la ciudad destino que encarecerán los costes de todos los proveedores implicados.
- Reserva con antelación
Estamos cansados de escuchar “reserva con antelación” pero lo cierto es que las tarifas aéreas más económicas son las primeras en agotarse. No desestimes este recurso.
Algunas compañías, por su especial casuística, no pueden reservar con antelación. Otras, sin embargo, sí pueden hacerlo. Planificar es ahorrar; en tiempo y en costes.
- Cuenta con un catálogo de proveedores preferentes para tus viajes de empresa.
Los acuerdos con los proveedores (aerolíneas, alojamientos y coches de alquiler principalmente) son de vital importancia a la hora de reducir los costes. Dependiendo de la casuística de cada empresa será más sencilla o más compleja la gestión. En ocasiones existe una gran disparidad de destinos que dificultan la centralización.
- Revisa que los proveedores cumplen con los acuerdos establecidos.
Es muy importante revisar que los proveedores cumplen con los acuerdos establecidos. La supervisión te ahorrará costes.
- Elige una agencia de viajes que se ajuste a las necesidades de tu empresa
Probablemente tu empresa no se dedique al sector de los viajes. ¿Por qué no contar con el mejor profesional del sector de los viajes de negocios para tu empresa? Si tu empresa se dedica al sector de la automoción, sector industrial, farmacéutico, educativo… deja tus viajes en manos de la agencia de viajes que te ofrezca “exactamente” lo que necesitas. Ni más, ni menos. No pagues por servicios que no necesitas.
- Cuenta con profesionales a la hora de reservar tus viajes.
En ocasiones nos realizan la siguiente pregunta: ¿es mejor contar con un equipo de viajes interno que realice las reservas o damos a cada viajero la capacidad de hacerlo? Todo dependerá sin duda del número de viajeros y del volumen de gasto de tu empresa pero lo que nos dice la experiencia propia es que contando con un equipo de viajes se optimiza considerablemente la cuenta. Un buen gestor de viajes no sólo te propondrá diferentes alternativas para la misma ruta sino que además revisará aeropuertos secundarios, te preguntará si necesitas o no facturar equipaje, seleccionará los proveedores preferentes y mantendrá la contención del gasto velando siempre por la seguridad y el confort del viajero.
- Cuenta con un Travel Manager
No importa en la modalidad que lo contrates; externo o en plantilla pero nunca olvides que contar con un profesional enfocado y dedicado a tu cuenta de viajes de negocios te hará obtener numerosos beneficios. ¿Cuánto cuesta saber que pagas por tus servicios un precio de mercado? ¿Cuánto cuesta saber qué gastas y en qué lo gastas? ¿Cuánto cuesta verificar que viajas más y más barato? Si quieres saber lo que un Travel Manager puede hacer por ti, revisa el apartado Servicios de nuestra web.
- Elige una forma de pago adaptada a las necesidades de tu empresa
Las conciliaciones bancarias son uno quebradero de cabeza. Si trabajas con una agencia de viajes, revisa las posibilidades de contar con una Cuenta de Viajes (BTA Business Travel Account) que te facilitará la conciliación. Dependiendo del país en el que te encuentres existe una normativa diferente al respecto por lo que no en todos los países podrás abonar todos los servicios con esta tarjeta. Si la agencia de viajes emite bonos, es importante verificar que no hay duplicidad en el pago; pago a través de la agencia de viajes y pago a través de la tarjeta de crédito del viajero.
- Cuenta con un sistema de control de gastos
Existen numerosas herramientas en el mercado que facilitan la gestión de las notas de gastos. La gestión de una nota de gastos tiene un coste promedio de unos 52 euros (58 USD conforme a la encuesta realizada por GBTA Foundation y HRS en Septiembre-Octubre 2015). Contar con sistemas que garanticen el control de gastos de una forma eficiente ahorra muchos costes ocultos.
- Pon foco en los reportes
Es muy importante trabajar con los reportes que emiten las agencias de viaje y los medios de pago para revisar las posibles nuevas palancas de ahorro aunque no olvidemos que es mucho más importante trabajar sobre el pre-viaje que sobre el post-viaje. Muchos gastos pueden evitarse con antelación.
- Reuniones y Congresos
Numerosas empresas desconocen el gasto que realizan anualmente en reuniones y congresos. La óptima gestión de los mismos reducirá considerablemente el coste de las reuniones de trabajo, eventos y Congresos. Reserva con antelación, elige una excelente ubicación, revisa las fechas, controla el coste de los desplazamientos, negocia el espacio y los costes de la restauración.
- Gamificación
Algunas agencias de viaje ya cuentan con herramientas de gamificación. A los seres humanos nos gusta jugar. “The fun Theory”, la campaña publicitaria de Volkswagen nos demostraba hace unos años que nuestro comportamiento mejora cuando nos divertimos. «Fun can obviously change behaviour for the better.» The Fun Theory. ¿Por qué no jugar viajando?
